Penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia semakin luas untuk kontrak bisnis, surat tugas, hingga perjanjian kerja sama. Namun tidak semua jenis dokumen boleh diproses dengan cara ini. Beberapa kategori berkas masih wajib dibuat secara konvensional, lengkap dengan kehadiran fisik para pihak di hadapan pejabat berwenang.
Aturan Induk Berubah, Tidak Lagi Kaku
Dulu Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) mencantumkan daftar pengecualian secara gamblang, termasuk surat yang wajib tertulis serta akta notaris dan akta pejabat pembuat akta. Setelah perubahan kedua UU ITE pada 2024, rumusannya bergeser: pengecualian berlaku sepanjang diatur oleh undang-undang lain. Artinya, batasan soal dokumen mana yang boleh ditandatangani elektronik kini tersebar di berbagai aturan sektoral dan bisa berubah sewaktu-waktu.
Baca juga:
Dokumen yang Masih Wajib Kertas
Berdasarkan ketentuan yang berlaku saat ini, beberapa jenis dokumen masih harus dibuat secara konvensional. Di antaranya akta notaris, karena Undang-Undang Jabatan Notaris mensyaratkan bentuk kertas; akta pejabat pembuat akta tanah termasuk akta jual beli dan pengikatan hak atas tanah; surat yang menurut undang-undang tertentu wajib dibuat dengan tata cara khusus; serta dokumen yang menuntut kehadiran para pihak di hadapan pejabat berwenang.
Jangan Tertukar dengan Hambatan Prosedural
Ada kelompok dokumen lain yang sebenarnya sah ditandatangani secara elektronik, tetapi ditolak karena prosedur internal penerima belum menyesuaikan, misalnya instansi yang masih mensyaratkan cap basah atau dokumen untuk keperluan luar negeri yang perlu legalisasi berjenjang. Cara membedakannya adalah menanyakan dasar penolakan secara tertulis: jika merujuk undang-undang, itu memang batas hukum; jika kebijakan internal, solusinya lewat koordinasi antarpihak.
Untuk menghindari kendala mendadak, perusahaan disarankan memetakan dokumennya berdasarkan jenis dan dasar hukum, menandai berkas yang melibatkan notaris atau PPAT, serta mengonsultasikan kategori yang meragukan kepada penasihat hukum. Daftar rujukan internal semacam ini cukup ditinjau ulang setahun sekali agar tim administrasi tidak perlu menebak setiap kali menerima dokumen baru.
Catatan Redaksi. Pengecualian dalam UU ITE bersifat khusus karena dokumen seperti akta notaris dan akta PPAT berfungsi sebagai alat bukti dengan kekuatan hukum tertinggi, sehingga memerlukan verifikasi identitas dan kehadiran fisik langsung oleh pejabat berwenang yang tidak bisa digantikan proses digital. Perubahan UU ITE pada 2024 membuat daftar pengecualian ini tidak lagi berdiri sendiri, melainkan mengikuti aturan di undang-undang sektoral masing-masing, sehingga sifatnya dinamis dan perlu dicek berkala, bukan dihafal sekali untuk selamanya.
Sumber: ezSign for Business (PT Solusi Identitas Global Net).