Sengketa dokumen elektronik sering berujung pada satu pertanyaan sederhana: kapan sebenarnya berkas itu dibuat atau ditandatangani? Selama ini, keterangan waktu pada dokumen digital biasanya mengacu pada jam di perangkat penanda tangan, yang bisa diubah dengan mudah dan sulit dijadikan rujukan netral saat terjadi perselisihan, misalnya pada penawaran tender yang dikirim mendekati tenggat waktu.
Untuk menjawab persoalan itu, ezSign menyediakan layanan stempel waktu elektronik atau time stamp. Berbeda dari penanda waktu biasa, sistem ini mengambil rujukan waktu dari sumber yang berdiri di luar kendali penanda tangan maupun pihak lain yang berselisih. Waktu tersebut kemudian dikunci bersama isi dokumen, sehingga setiap perubahan pada berkas setelah pembubuhan akan langsung terdeteksi.
Baca juga:
- ezSign PSrE Non-Instansi: Bagaimana Cara Mengecek Keabsahannya?
- HP Berisi Aplikasi Tanda Tangan Digital Hilang, Amankah?
Fungsinya Melengkapi, Bukan Menggantikan Tanda Tangan
ezSign menegaskan bahwa stempel waktu tidak memeriksa identitas penanda tangan maupun isi dokumen. Pemeriksaan identitas tetap menjadi tugas sertifikat elektronik, sementara stempel waktu hanya membuktikan bahwa dokumen dengan isi tertentu sudah ada pada waktu tersebut. Kedua mekanisme ini dirancang untuk bekerja berpasangan dalam memperkuat bukti dokumen elektronik.
Manfaat lain yang disebutkan adalah menjaga keabsahan dokumen jangka panjang. Sertifikat elektronik pengguna umumnya hanya berlaku satu tahun, sehingga muncul pertanyaan soal nasib dokumen yang diteken beberapa tahun sebelumnya. Rekaman stempel waktu dapat membuktikan bahwa pembubuhan dilakukan ketika sertifikat masih berlaku, sehingga dokumen lama tetap bisa diperiksa keabsahannya di kemudian hari.
Menurut ezSign, layanan ini paling relevan untuk dokumen tender bertenggat, perjanjian dengan periode kewajiban tertentu, dokumen arsip untuk keperluan audit, pelaporan ke otoritas dengan batas waktu, serta karya atau rancangan yang perlu dibuktikan sudah ada pada tanggal tertentu. Di luar kebutuhan tersebut, penerapannya disarankan dinilai per jenis dokumen, bukan diseragamkan untuk semua berkas.
ezSign merupakan layanan tanda tangan elektronik yang dioperasikan oleh PT Solusi Identitas Global Net, dengan status sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik non-instansi di bawah pengawasan Komdigi.
Catatan Redaksi. Secara teknis, stempel waktu bekerja dengan mengubah isi dokumen menjadi kode unik (hash) lalu menggabungkannya dengan catatan waktu dari pihak ketiga tepercaya yang disebut otoritas stempel waktu, sehingga tercipta tanda digital yang berubah total jika satu karakter pun diubah. Mekanisme ini mengikuti standar internasional yang juga dipakai di banyak sistem notarisasi digital dunia, dan berbeda dari jam di komputer atau ponsel yang pengaturannya bisa diubah pemiliknya sendiri.
Sumber: ezSign (PT Solusi Identitas Global Net).
