Menjelang periode puncak penerbitan kontrak, banyak perusahaan baru menyadari stok meterai elektronik menipis setelah dokumen menumpuk di meja legal. Padahal, kekurangan kuota e-Meterai dapat menunda pengesahan berita acara, menghambat penagihan, hingga membuat dokumen berisiko dikenai pemeteraian kemudian beserta sanksi administratif.
Dokumen yang Wajib Bermeterai
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, tarif tunggal sebesar Rp10.000 berlaku sejak 1 Januari 2021, termasuk untuk dokumen elektronik. Objek bea meterai antara lain surat perjanjian dan surat pernyataan, akta notaris, surat berharga, dokumen yang menyebutkan penerimaan uang di atas Rp5 juta, serta dokumen yang digunakan sebagai alat bukti di pengadilan.
Menghitung Kebutuhan dan Pola Musiman
Perhitungan kuota paling akurat mengacu pada data historis, yakni jumlah perjanjian, kuitansi, dan berita acara yang terbit tiap bulan, ditambah margin untuk dokumen revisi. Volume dokumen biasanya melonjak menjelang tutup tahun buku, awal tahun anggaran, atau tenggat tender, khususnya bagi perusahaan konstruksi dan pengadaan.
Proses Top Up dan Kesalahan yang Sering Terjadi
Pengisian kuota dapat dilakukan melalui akun sysadmin korporat tanpa berkas fisik, dengan langkah masuk ke menu Services, memilih Top Up, menentukan jumlah kuota, memilih metode pembayaran (transfer bank atau QRIS), lalu menyelesaikan pembayaran maksimal 1×24 jam. Kesalahan yang paling umum terjadi di lapangan antara lain tanda tangan yang menimpa kode QR meterai, pembelian kuota mendadak, pembubuhan meterai pada dokumen yang sebenarnya tidak wajib, serta tidak adanya pengganti sysadmin saat pemegang akun cuti.
Layanan ezSign for Business menyediakan fitur pembubuhan meterai elektronik terbitan Peruri yang terintegrasi dengan fitur tanda tangan elektronik dalam satu aplikasi, ditujukan bagi pengguna akun bisnis yang ingin menata alur dokumen perusahaan secara lebih terencana.
Catatan Redaksi. Artikel ini bersumber dari ezSign for Business, penyedia layanan pembubuhan meterai elektronik yang dibahas di dalamnya. Meterai elektronik sendiri diterbitkan Peruri sebagai pemegang mandat negara, berupa kode unik yang ditempel digital pada dokumen sebagai pengganti meterai tempel fisik, dengan nilai keabsahan hukum yang sama sesuai UU Bea Meterai. Karena kode ini unik per dokumen dan tidak bisa dipakai ulang, kehabisan kuota berarti proses pembubuhan berhenti total sampai saldo diisi ulang, berbeda dari meterai fisik yang bisa distok manual di laci kantor.
Sumber: ezSign for Business.
