Kekhawatiran bahwa dokumen lama ikut batal saat sertifikat elektronik penandatangannya kedaluwarsa ternyata tidak berdasar. Penyedia layanan tanda tangan elektronik ezSign for Business menjelaskan bahwa proses pemeriksaan dokumen tidak menanyakan status sertifikat pada hari pengecekan dilakukan, melainkan statusnya pada detik dokumen tersebut dibubuhi tanda tangan.
Analogi yang dipakai adalah paspor yang digunakan untuk masuk ke sebuah negara. Meski paspor itu kedaluwarsa tahun berikutnya, cap imigrasi yang sudah terbit tidak ikut terhapus. Prinsip serupa berlaku pada tanda tangan elektronik, hanya saja sertifikat juga mengunci keutuhan isi dokumen melalui sidik digital yang dihitung saat pembubuhan.
Baca juga:
- Tanda Tangan Elektronik untuk Warga: Kapan Benar-Benar Perlu?
- Tanda Tangan Elektronik Ditolak Mitra atau Bank, Apa Sebabnya?
Kunci pada Rekaman Saat Pembubuhan
Saat sebuah dokumen ditandatangani secara elektronik, sistem merekam sejumlah data penting: waktu pembubuhan dari sumber waktu resmi, status sertifikat penanda tangan pada saat itu, hingga rantai penerbit sertifikat sampai ke otoritas induknya. Mekanisme yang dikenal sebagai validasi jangka panjang ini membuat dokumen tetap bisa dibuktikan keabsahannya bertahun-tahun kemudian, selama data tersebut tertanam dengan lengkap sejak awal.
Kedaluwarsa Berbeda dengan Pencabutan
Ada satu hal yang kerap tertukar, yakni antara sertifikat kedaluwarsa dan sertifikat yang dicabut. Kedaluwarsa terjadi karena masa berlakunya memang berakhir, sementara pencabutan terjadi lebih cepat, misalnya ketika kunci pemiliknya diduga bocor. Dokumen yang diteken sebelum tanggal pencabutan umumnya tetap diakui, namun pembubuhan setelah pencabutan akan ditandai tidak sah. Karena itu, kehilangan perangkat atau dugaan penyalahgunaan sebaiknya segera dilaporkan ke penyedia layanan.
ezSign juga mengingatkan bahwa tanda peringatan berupa tanda seru kuning pada pembaca PDF tidak selalu berarti dokumen bermasalah. Peringatan itu bisa muncul karena pembaca PDF belum memuat daftar penerbit tepercaya, data pemeriksaan tidak ikut tertanam, atau perangkat sedang tanpa koneksi internet. Membuka dokumen yang sama dengan pembaca PDF lain yang lebih mutakhir biasanya cukup untuk memastikan keasliannya.
Perusahaan maupun individu disarankan mencatat tanggal masa berlaku sertifikat pada pengingat pribadi, memastikan data pemeriksaan tertanam setiap kali menandatangani dokumen, serta mengarsipkan berkas asli tanpa kompresi tambahan yang berisiko merusak data verifikasi. Perpanjangan sertifikat sendiri tidak memengaruhi dokumen yang sudah terbit sebelumnya dan tidak memerlukan tanda tangan ulang. Ketentuan ini merujuk pada Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 yang menegaskan kedudukan dokumen elektronik sebagai alat bukti sah.
Catatan Redaksi. Mekanisme ini bersandar pada infrastruktur kunci publik (PKI), tempat setiap sertifikat diterbitkan secara berjenjang oleh otoritas sertifikasi dan bisa diperiksa keasliannya lewat rantai penerbit tersebut. Sidik digital atau hash yang disebut dalam artikel adalah hasil perhitungan matematis unik dari isi dokumen, sehingga perubahan sekecil apa pun pada berkas akan mengubah hasil hitungnya dan langsung terdeteksi saat diverifikasi ulang.
Sumber: ezSign for Business (PT Solusi Identitas Global Net).
