Banyak perusahaan meneken kontrak bernilai besar tanpa benar-benar tahu jenis tanda tangan elektronik yang mereka pakai. Urusan ini kerap dianggap sekadar teknis IT, padahal ikut menentukan kuat atau rapuhnya posisi hukum perusahaan saat dokumen dipersoalkan di kemudian hari.
Empat Tingkatan yang Perlu Dikenali
Secara umum ada empat tingkatan tanda tangan elektronik. Simple hanya berupa hasil pindai tanda tangan basah tanpa enkripsi. Basic bisa mendeteksi perubahan dokumen namun identitas penandatangannya belum terverifikasi. Advanced sudah terikat unik ke penandatangan, tetapi tidak diawasi lembaga resmi. Qualified menggunakan kriptografi asimetris dan PKI, identitasnya terverifikasi, serta berada di bawah pengawasan Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi).
Baca juga:
- 6 Hal yang Wajib Disiapkan Sebelum Pakai Tanda Tangan Digital
- Tips Kelola Kuota e-Meterai Perusahaan Jelang Musim Kontrak
Nilai Kontrak Menentukan Tingkat Jaminan
Dari keempat jenis itu, hanya tanda tangan Qualified yang diakui setara dengan tanda tangan basah menurut Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta aturan turunannya. Karena itu, kebijakan internal perusahaan idealnya berjenjang sesuai risiko: dokumen berisiko rendah seperti memo internal bisa memakai jenis sederhana, sementara kontrak kerja sama bernilai besar sebaiknya memakai tanda tangan tersertifikasi. Pemetaan risiko semacam ini lebih baik disusun sejak awal, bukan setelah temuan audit muncul.
Fitur long term validation turut menjadi perhatian, sebab masa berlaku kontrak sering lebih panjang dari masa berlaku sertifikat elektronik penandatangannya. Dengan fitur ini, keabsahan dokumen tetap bisa diverifikasi meski sertifikat sudah kedaluwarsa, lengkap dengan stempel waktu dan jejak audit yang memudahkan penelusuran internal.
Tata kelola penyelenggara sertifikasi elektronik di Indonesia diatur dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022, yang juga membedakan penyelenggara instansi dan non-instansi. Perusahaan disarankan mengecek status resmi penyedia layanan tanda tangan elektronik melalui kanal Komdigi sebelum menggunakannya untuk transaksi bernilai besar.
Catatan Redaksi. Artikel ini bersumber dari siaran pers ezSign (PT Solusi Identitas Global Net), penyedia layanan tanda tangan elektronik yang dibahas di dalamnya. Secara teknis, PKI bekerja dengan pasangan kunci: kunci privat milik penandatangan mengunci dokumen, sedangkan kunci publik di sertifikat elektronik dipakai pihak lain memverifikasi keaslian tanda tangan dan memastikan dokumen tidak berubah, mekanisme inilah yang membuat tingkat Qualified diakui setara tanda tangan basah oleh regulasi.
Sumber: ezSign (PT Solusi Identitas Global Net).
