Proses administrasi di banyak instansi pemerintahan masih banyak bergantung pada tanda tangan basah, sehingga dokumen kerap tertahan saat pejabat penandatangan sedang bertugas di luar kota. Kondisi ini membuat warga yang mengurus izin atau layanan publik harus menunggu lebih lama dari semestinya.
Selain memperlambat proses, penumpukan dokumen fisik juga membuka celah pemalsuan surat keputusan maupun stempel dinas. Sejumlah kasus semacam ini pernah mencuat di berbagai daerah dan berdampak pada menurunnya kepercayaan masyarakat terhadap keabsahan dokumen resmi, sekaligus menambah beban kerja verifikasi ulang bagi instansi terkait.
Solusi Berbasis Tanda Tangan Elektronik
Penerapan sistem pemerintahan berbasis elektronik telah didukung kebijakan nasional yang memberi kepastian hukum atas keabsahan dokumen digital. Salah satu platform yang menyasar kebutuhan ini adalah ezSign for Business, yang menawarkan fitur alur persetujuan berjenjang (Hierarchy Sign) sesuai struktur eselon, sehingga dokumen dapat disetujui sesuai urutan pejabat berwenang tanpa harus menunggu tanda tangan basah.
Dari sisi keamanan, layanan ini juga dilengkapi e-Meterai dan e-Stamp untuk kebutuhan legalitas, fitur audit trail untuk mencatat setiap aktivitas penandatanganan, serta otentikasi berlapis melalui OTP, PIN, atau biometrik. Kombinasi fitur tersebut diklaim dapat menjaga keaslian dokumen sekaligus mempercepat proses layanan bagi masyarakat.
Bagi instansi yang baru memulai, transisi disarankan dilakukan bertahap: mulai dari audit alur dokumen dan pejabat penandatangan, pembuatan akun sesuai peran pengguna, pelatihan staf, hingga uji coba pada satu unit kerja sebelum diterapkan secara menyeluruh. Pendekatan ini dinilai membantu adaptasi staf tanpa mengganggu pelayanan yang sedang berjalan.
Sumber: Siaran pers ezSign for Business melalui vritimes.com.
