Banyak perusahaan mengelola e-Meterai secara terpisah-pisah: bagian keuangan punya stok sendiri, tim legal menyimpan kuotanya sendiri, sementara cabang lain mengelola dengan caranya masing-masing. Cara ini terlihat praktis di awal, tetapi merepotkan begitu laporan pemakaian dibutuhkan dan datanya sulit ditelusuri.
Ketiadaan sistem terpusat kerap memicu tiga masalah sekaligus: saldo yang tidak terpantau, dokumen tertahan karena kuota habis, serta pencatatan yang berantakan. Pada beberapa kasus, meterai bahkan terbubuh di dokumen yang sebenarnya tidak memerlukannya sehingga kuota terbuang dan dokumen harus diterbitkan ulang.
Tidak Semua Dokumen Perlu Meterai
Undang-Undang Bea Meterai mengatur jenis dokumen yang terutang bea, di antaranya perjanjian kerja sama dengan nilai transaksi tertentu, surat pernyataan yang dipakai sebagai alat bukti, dan dokumen keuangan seperti kuitansi di atas batas tertentu. Sebaliknya, memo internal atau surat tugas umumnya tidak memerlukan meterai, sehingga membubuhkannya hanya memboroskan kuota. Jika ragu, perusahaan disarankan berkonsultasi lebih dulu dengan tim pajak atau penasihat hukum.
Pemusatan Kewenangan dan Saldo
Solusi yang ditawarkan adalah memusatkan pembubuhan meterai sekaligus tanda tangan elektronik dalam satu akun perusahaan, lengkap dengan pembagian peran peninjau, penyetuju, dan penandatangan. Kewenangan meterai pun disarankan tidak otomatis disamakan dengan kewenangan tanda tangan, karena keduanya bisa diatur terpisah sesuai tanggung jawab masing-masing pihak. Pengisian saldo juga sebaiknya dijadwalkan secara berkala, bukan menunggu kuota menipis, mengingat musim tutup buku atau periode tender biasanya memicu lonjakan pemakaian secara mendadak.
Kesalahan yang paling sering terjadi meliputi pembubuhan meterai pada dokumen yang keliru, urutan pembubuhan meterai dan tanda tangan yang tertukar sehingga status dokumen bisa terbaca tidak sah, serta penyimpanan arsip dalam bentuk cetak yang membuat data meterai dan sertifikat tanda tangan ikut hilang. Karena itu, dokumen akhir disarankan tetap disimpan dalam format berkas asli.
Catatan Redaksi. Bea meterai adalah pajak atas dokumen tertentu yang diatur UU No. 10/2020, dikenakan bukan berdasarkan jenis dokumen semata melainkan fungsinya sebagai alat bukti atau nilai transaksinya, sehingga surat internal biasa memang di luar cakupannya. e-Meterai sendiri berbeda dari meterai tempel karena berbentuk kode unik yang tertaut ke sistem Peruri, sehingga keasliannya baru bisa diverifikasi selama dokumen tetap dalam format elektronik aslinya, bukan hasil cetak atau pindai. Artikel ini bersumber dari ezSign for Business, layanan tanda tangan dan meterai elektronik milik PT Solusi Identitas Global Net.
Sumber: ezSign for Business, layanan PT Solusi Identitas Global Net.
