Dokumen elektronik yang diteruskan lewat aplikasi pesan sering memunculkan keraguan soal keasliannya, terutama saat versi yang diterima berupa tangkapan layar atau hasil kiriman ulang dari pihak ketiga, bukan dari penandatangan langsung. Ketika sengketa muncul, masing-masing pihak bisa saling menunjuk versi berkas yang berbeda tanpa dasar yang jelas untuk menentukan mana yang sah.
Bukan Soal Berapa Kali Diteruskan
Banyak orang mengira setiap penerusan otomatis melemahkan keaslian dokumen. Anggapan itu keliru. Lampiran digital yang dikirim sebagai file umumnya tersalin utuh ke penerima tanpa diubah isinya, sehingga satu berkas bisa berpindah berkali-kali dan tetap sah selama tidak ada proses yang menulis ulang kontennya.
Empat Tindakan yang Merusak Keasliannya
Yang sebenarnya menghapus data verifikasi adalah empat tindakan ini: memotret atau menangkap layar dokumen lalu mengirim gambarnya, mencetak kemudian memindai ulang menjadi berkas baru, menyimpan ulang lewat aplikasi penyunting atau fitur cetak ke PDF, serta memakai alat kompresi daring untuk memperkecil ukuran file. Semua tindakan tersebut memaksa perangkat menulis ulang isi berkas, sehingga tanda tangan elektronik di dalamnya tidak lagi cocok saat diperiksa.
Tangkapan layar dianggap paling merugikan karena hanya memindahkan tampilan, bukan data penanda tangan, waktu pembubuhan, maupun sidik digital dokumen aslinya. Sebaliknya, mengganti nama berkas, memperbesar tampilan di layar, menyalin antarperangkat, mengunggah ke penyimpanan awan, atau menambahkan tanda tangan dari beberapa pihak secara berurutan tidak merusak keaslian dokumen selama isinya tidak ditulis ulang.
Cara Memeriksa dan Dasar Hukumnya
Verifikasi dapat dilakukan sendiri: minta berkas asli dari penandatangan, buka dengan pembaca PDF yang mendukung pemeriksaan tanda tangan, periksa nama penanda tangan dan penerbit sertifikat, cocokkan waktu pembubuhan, lalu pastikan ada keterangan bahwa dokumen tidak berubah setelah diteken. Jika panel menampilkan peringatan, kemungkinannya bisa karena sertifikat belum dikenali pembaca PDF, berkas sudah disimpan ulang, atau dokumen memang tidak pernah dibubuhi tanda tangan bersertifikat. Secara hukum, Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 mengatur bahwa dokumen elektronik memiliki kedudukan hukum sah selama syarat teknisnya, termasuk keutuhan berkas asli, tetap terpenuhi.
Catatan Redaksi. Tanda tangan elektronik tersertifikat menyematkan sidik digital dari isi dokumen ke berkasnya, sehingga pembaca PDF bisa mencocokkan apakah isinya masih sama seperti saat diteken. Begitu berkas ditulis ulang lewat pindai, simpan ulang, atau kompresi, sidik digital itu berubah dan gagal cocok, berbeda dari sekadar meneruskan file aslinya yang isinya tak tersentuh. Artikel ini bersumber dari siaran pers ezSign for Business, penyedia layanan yang dibahas di dalamnya.
Sumber: ezSign for Business (PT Solusi Identitas Global Net).
