Sengketa kontrak yang diteken secara elektronik kerap muncul bertahun-tahun setelah tanda tangan dibubuhkan. Masalahnya, banyak perusahaan hanya menyimpan berkas PDF tanpa keterangan pendukung apa pun, sehingga saat digugat, tim legal kesulitan membuktikan siapa sebenarnya yang menandatangani dokumen tersebut.
Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik memang mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah, tetapi pengakuan itu tidak otomatis. Ada empat hal yang biasa dipertanyakan saat pemeriksaan: identitas penandatangan dan cara verifikasinya, keutuhan isi dokumen setelah diteken, waktu pasti penandatanganan, serta keabsahan sertifikat elektronik yang dipakai saat itu.
Kenapa Tangkapan Layar dan Cetakan Tidak Cukup
Tangkapan layar atau screenshot percakapan bisa membantu menjelaskan konteks, tetapi lemah secara teknis karena tidak bisa membuktikan keaslian file. Dokumen yang dicetak pun punya masalah serupa, sebab seluruh data sertifikat yang melekat pada dokumen elektronik ikut hilang begitu dicetak. Karena itu, versi elektronik asli tetap wajib disimpan, bukan sekadar hasil cetaknya.
Sertifikat Elektronik Jadi Penentu Kekuatan Bukti
Yang diperiksa bukan sekadar tampilan tanda tangan di halaman dokumen, melainkan data sertifikat yang mengikat nama penandatangan dengan berkas bersangkutan. Hasil pindai tanda tangan basah tidak membawa sertifikat apa pun, sehingga meski tampak mirip secara visual, kekuatan pembuktiannya jauh berbeda. Informasi ini bisa dicek lewat pembaca PDF standar atau portal verifikasi milik Kementerian Komunikasi dan Digital, yang menampilkan status sertifikat, identitas penandatangan, dan stempel waktu dokumen.
Langkah Menyiapkan Berkas Pembuktian
Persiapan bukti idealnya dilakukan sejak dokumen diteken, bukan setelah somasi masuk. Langkahnya meliputi menyimpan dokumen final beserta versi asli bertanda tangan, mengunduh riwayat aktivitas dari sistem penandatanganan, mencetak hasil verifikasi resmi, menyertakan bukti pengiriman dokumen ke setiap pihak, lalu mengarsipkan semuanya dalam satu berkas yang tertata. Untuk kontrak jangka panjang, fitur long term validation juga penting agar dokumen tetap bisa diverifikasi meski masa berlaku sertifikat penandatangan sudah lewat.
Catatan Redaksi. Kekuatan tanda tangan elektronik bergantung pada sertifikat digital yang diterbitkan penyelenggara tersertifikasi, berisi kunci kriptografi yang mengikat identitas penandatangan ke isi dokumen sehingga perubahan sekecil apa pun akan terdeteksi. Begitu dicetak atau di-screenshot, ikatan kriptografis ini hilang dan yang tersisa hanya tampilan visual, itu sebabnya fitur long term validation diperlukan untuk merekam status keabsahan sertifikat sebelum masa berlakunya habis. Artikel ini bersumber dari siaran pers PT Solusi Identitas Global Net, penyedia layanan ezSign for Business yang dibahas di dalamnya.
Sumber: PT Solusi Identitas Global Net (ezSign for Business).
