Kekeliruan soal urutan pembubuhan meterai elektronik dan tanda tangan elektronik masih kerap terjadi di banyak perusahaan. Sebagian tim meyakini meterai harus dibubuhkan lebih dulu, sebagian lain berpendapat sebaliknya, mengikuti kebiasaan pada dokumen kertas di mana tanda tangan harus menyentuh sebagian meterai tempel.
Kebiasaan itu ternyata tidak berlaku sama pada dokumen digital. Meterai elektronik dan tanda tangan elektronik memiliki fungsi yang sepenuhnya berbeda: meterai adalah bentuk pembayaran pajak atas dokumen tertentu, sedangkan tanda tangan merupakan bentuk persetujuan dan pengesahan oleh pihak yang berwenang. Karena berdiri sendiri-sendiri, keduanya tidak harus mengikuti urutan baku.
Penjelasan Resmi dari Peruri
Sebagai penerbit meterai elektronik, Peruri telah menegaskan bahwa pembubuhan e-Meterai dan tanda tangan elektronik boleh dilakukan dengan urutan mana pun. Adapun waktu pembubuhan meterai mengacu pada Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai, yang mengatur kapan bea meterai terutang untuk masing-masing jenis dokumen. Pengecualian hanya berlaku jika dokumen memerlukan stempel digital, yang wajib dibubuhkan paling akhir karena berfungsi sebagai penyegel agar dokumen tidak bisa diubah lagi.
Risiko yang Lebih Perlu Diwaspadai
Dibanding soal urutan, sejumlah kesalahan lain justru lebih sering membuat dokumen dianggap tidak sah, di antaranya tanda tangan yang menimpa kode QR pada meterai, dokumen yang diedit atau diubah ukurannya setelah dibubuhi, hingga meterai yang menutupi informasi penting. Karena meterai elektronik berbentuk kode QR yang menjadi media validasi, kode yang tertutup objek lain berisiko gagal terbaca sistem pemeriksa sehingga posisi meterai dan tanda tangan sebaiknya diletakkan berdampingan.
Alur Kerja yang Disarankan
Untuk menghindari pengulangan proses, perusahaan disarankan menuntaskan seluruh isi dokumen terlebih dahulu sebelum dibubuhi, memastikan kuota meterai tersedia, menentukan posisi meterai dan kolom tanda tangan secara berdampingan, membubuhkan keduanya sesuai alur persetujuan internal, lalu memeriksa hasil akhirnya lewat kanal verifikasi resmi. Dengan prosedur tertulis yang jelas, risiko dokumen ditolak karena kesalahan teknis dapat ditekan.
Sumber: ezSign for Business.
