Banyak perusahaan berupaya memangkas waktu persetujuan dokumen dengan beralih ke tanda tangan digital. Namun tanpa persiapan internal yang matang, adopsi teknologi ini kerap tersendat di minggu-minggu awal penggunaan—mulai dari kebingungan menentukan urutan penandatangan hingga pendaftaran akun yang tertahan karena berkas badan usaha belum lengkap.
Pemetaan Dokumen dan Alur Persetujuan
Langkah awal yang disarankan adalah mendata dokumen yang rutin terbit setiap bulan, memisahkan dokumen internal, dokumen pelanggan, dan dokumen eksternal seperti kontrak vendor, sekaligus menandai berkas yang wajib dibubuhi meterai elektronik. Setelah itu, perusahaan perlu menyesuaikan metode penandatanganan: tunggal untuk dokumen tanpa pihak lain, paralel untuk persetujuan banyak pihak tanpa urutan tertentu, atau hierarki untuk approval berjenjang dari staf hingga direksi.
Legalitas dan Identitas Karyawan
Pendaftaran akun korporat membutuhkan kelengkapan berkas seperti akta pendirian badan usaha, SK Kemenkumham, NPWP dan NIB, serta email sysadmin korporat yang aktif. Perwakilan yang mendaftar juga harus tercantum dalam akta pendirian. Selain itu, setiap karyawan perlu diverifikasi lewat foto KTP, nomor telepon aktif, dan email berdomain perusahaan—yang penting dipastikan benar sejak awal karena tidak bisa diubah kemudian.
Model Akses dan Tata Kelola Sertifikat
Perusahaan juga perlu memilih model akses yang sesuai dengan arsitektur sistem internal, mulai dari portal web dan aplikasi mobile, API cloud untuk otomasi, penandatanganan on premise, hingga OAuth2 untuk kontrol akses terpusat. Karena sertifikat elektronik umumnya berlaku satu tahun, jadwal perpanjangan dan prosedur pencabutan sertifikat—misalnya saat karyawan mengundurkan diri—perlu disiapkan sejak awal untuk menutup celah keamanan.
Landasan hukum tanda tangan elektronik tersertifikasi sendiri sudah tersedia melalui Undang-Undang ITE beserta perubahannya dan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019. Menurut keterangan resmi, kesiapan internal perusahaan pada akhirnya yang menentukan seberapa cepat manfaat tanda tangan digital dapat dirasakan.
Catatan Redaksi. OAuth2 yang disebut sebagai salah satu model akses adalah protokol standar untuk memberi izin akses ke sistem tanpa membagikan kata sandi, umum dipakai agar hanya perangkat atau aplikasi tertentu yang bisa memicu proses tanda tangan digital. Sementara itu, PP Nomor 71 Tahun 2019 adalah aturan turunan UU ITE yang mengatur penyelenggaraan sistem elektronik, termasuk syarat agar tanda tangan digital diakui setara dengan tanda tangan basah secara hukum.
Sumber: ezSign for Business (Jasuindo).
