Pelacakan aktivitas atau audit trail kini menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan yang mengelola banyak dokumen persetujuan. Fitur ini merekam setiap interaksi pada sebuah dokumen, mulai dari waktu akses, identitas pengguna, hingga tindakan yang dilakukan, sehingga riwayat persetujuan dapat ditelusuri kapan saja.
Mencegah Sengketa dan Manipulasi Dokumen
Tanpa pelacakan yang jelas, karyawan atau mitra bisnis bisa saja menyangkal pernah menyetujui suatu dokumen. Situasi ini sering memicu sengketa internal yang memakan waktu dan biaya untuk diselesaikan. Selain itu, dokumen yang dimanipulasi tanpa terdeteksi dapat merusak kepercayaan antarpihak yang terlibat dalam kerja sama bisnis.
Mendukung Kepatuhan dan Proses Audit
Bagi perusahaan yang wajib menjalani audit rutin sesuai regulasi, audit trail mempercepat proses penelusuran riwayat aktivitas dokumen. Auditor internal maupun eksternal dapat memverifikasi kepatuhan prosedur dengan lebih efisien dibandingkan metode manual yang selama ini banyak digunakan.
Verifikasi Lewat QR Code
Salah satu contoh penerapan audit trail ada pada layanan tanda tangan digital ezSign. Setiap dokumen yang ditandatangani melalui platform ini dilengkapi kode QR yang mengarah ke halaman riwayat aktivitas. Keabsahan dokumen bahkan dapat diperiksa melalui portal resmi milik Kementerian Komunikasi dan Digital untuk memastikan tidak ada perubahan pada isi dokumen.
Langkah Penerapan Bertahap
Penerapan sistem pelacakan aktivitas di perusahaan umumnya dilakukan bertahap, mulai dari evaluasi alur persetujuan dokumen, penentuan staf berwenang mengakses riwayat, hingga sosialisasi ke seluruh tim. Uji coba pada satu divisi terlebih dahulu disebut dapat membantu proses adaptasi berjalan lebih lancar sebelum diterapkan secara menyeluruh.
Sumber: ezSign for Business.
