Kebutuhan meterai elektronik sering datang mendadak, sehingga banyak pengguna langsung membeli e-Meterai ezSign tanpa mempertimbangkan jenis akun yang dipakai. Padahal pilihan antara akun individu dan akun korporat berpengaruh besar pada pengelolaan kuota di kemudian hari.
Masalah biasanya baru terasa belakangan. Jika kuota tersimpan di akun pribadi seorang staf padahal dipakai satu divisi, saldo akan ikut tertahan ketika staf tersebut cuti atau pindah kerja, dan laporan pemakaian pun sulit disusun karena catatannya tidak terpusat.
Perbedaan Kepemilikan dan Pencatatan
Akun individu mengikat saldo pada satu orang, sedangkan akun korporat mengikat saldo pada perusahaan sehingga bisa dipakai banyak pengguna sekaligus dengan riwayat pemakaian yang tersaji dalam satu dasbor terpadu. Sertifikat pada akun korporat juga mencantumkan nama perusahaan pada tanda tangannya, sesuatu yang penting bila dokumen mewakili institusi, bukan pribadi.
Kapan Masing-masing Cocok Dipakai
Untuk kebutuhan sesekali seperti perjanjian sewa rumah, surat pernyataan, atau kuitansi pribadi, akun individu sudah cukup karena pengelolaannya sederhana dan tidak memerlukan admin khusus. Sebaliknya, begitu dokumen ditandatangani atas nama jabatan, akun korporat lebih tepat karena mengenal pembagian peran peninjau, penyetuju, dan penandatangan, sehingga mencegah dokumen dimeteraikan pihak yang tidak berwenang dan tetap terkendali meski ada pergantian karyawan.
Langkah Sebelum Membeli
Penyelenggara menyarankan beberapa langkah praktis: menentukan pemilik kuota, mendaftarkan akun sesuai jenisnya, melengkapi data untuk sertifikat elektronik, menunjuk admin pengisian saldo bila memakai akun korporat, memperkirakan kebutuhan satu periode, dan menguji satu dokumen lebih dulu sebelum dipakai untuk keperluan penting guna menghindari kesalahan urutan pembubuhan meterai dan tanda tangan.
Catatan Redaksi. Sertifikat elektronik yang dimaksud adalah identitas digital tersertifikasi yang menempel pada tanda tangan, berfungsi memastikan dokumen benar-benar dibubuhi oleh pihak yang berhak dan belum diubah setelah ditandatangani. Pembagian peran peninjau, penyetuju, dan penandatangan pada akun korporat meniru alur persetujuan berjenjang di kantor, sehingga satu dokumen tidak bisa langsung dimeteraikan tanpa melalui tahap pengecekan lebih dulu.
Sumber: ezSign (PT Solusi Identitas Global Net).
