Dokumen yang sudah diteken secara elektronik terkadang dikembalikan begitu saja oleh bank atau mitra bisnis tanpa penjelasan rinci. Akibatnya, proses pencairan dana atau realisasi kontrak bisa tertunda beberapa hari, bahkan memaksa dokumen diterbitkan ulang dari awal lengkap dengan biaya meterai yang sudah terlanjur terpakai.
Penolakan Teknis vs Penolakan Kebijakan
Tidak semua penolakan berarti dokumen bermasalah. Penolakan teknis terjadi saat sistem verifikasi menemukan kejanggalan pada berkas, sementara penolakan kebijakan muncul karena prosedur internal mitra memang belum mengakomodasi dokumen elektronik. Cara membedakannya cukup dengan meminta keterangan tertulis dari pihak yang menolak: jika alasannya menyangkut status tanda tangan atau sertifikat, itu persoalan teknis; jika yang disebut adalah ketentuan internal, penyelesaiannya lewat diskusi kebijakan antar bagian legal.
Baca juga:
Penyebab Teknis yang Paling Sering Ditemukan
Beberapa kesalahan kecil kerap jadi biang keladi. Tanda tangan berupa hasil pindai gambar tidak membawa sertifikat sama sekali, sertifikat penandatangan bisa sudah kedaluwarsa, atau dokumen sempat diubah setelah diteken misalnya lewat proses kompres atau digabung dengan berkas lain. Kebiasaan mencetak dokumen lalu memindainya ulang juga menghilangkan seluruh data sertifikat di dalamnya, sehingga yang tersisa hanya gambar biasa, bukan dokumen bertanda tangan elektronik yang sah.
Langkah Pencegahan Sebelum Dokumen Dikirim
Pemeriksaan sederhana bisa mencegah bolak-balik dokumen: buka berkas final dengan pembaca PDF untuk memeriksa status tanda tangan, pastikan masa berlaku sertifikat masih aman, cocokkan nama dan jabatan penandatangan, bubuhkan meterai sesuai ketentuan, dan kirim berkas asli, bukan hasil cetak atau tangkapan layar. Proses ini biasanya rampung dalam waktu kurang dari lima menit jika dilakukan langsung oleh pengirim dokumen.
Tata kelola penyelenggaraan sertifikasi elektronik di Indonesia diatur dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2022. Layanan seperti ezSign for Business, yang diselenggarakan PT Solusi Identitas Global Net, menyediakan sertifikat elektronik, tanda tangan digital, dan e-Meterai yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital untuk membantu perusahaan menghindari masalah semacam ini.
Catatan Redaksi. Artikel ini bersumber dari siaran pers PT Solusi Identitas Global Net, penyedia layanan ezSign for Business yang dibahas di dalamnya. Secara teknis, tanda tangan elektronik sah membawa data sertifikat digital yang terikat pada dokumen aslinya, mirip segel yang rusak begitu file dicetak ulang, dipindai, atau diubah formatnya, sehingga verifikator hanya melihat gambar biasa tanpa jejak keabsahan. Permenkominfo 11/2022 sendiri mengatur agar penyelenggara sertifikasi elektronik seperti ini terdaftar resmi, sehingga tanda tangan yang dihasilkan diakui secara hukum selama prosesnya tidak merusak data sertifikat tersebut.
Sumber: PT Solusi Identitas Global Net (ezSign for Business).
